DOSSIER INDIVIDUEL DU SALARIÉ : QUE PEUT-ON CONSERVER ? QUE FAUT-IL EXCLURE ?

Dossier du personnel et RGPD : les bonnes pratiques à connaître en ressources humaines

Le dossier individuel du salarié est un outil essentiel de la gestion des ressources humaines.

Mais attention : toutes les informations concernant un collaborateur n'ont pas vocation à y figurer. Que peut-on conserver dans le dossier individuel du salarié ? Quelles données personnelles sont interdites, excessives ou soumises à des conditions particulières ? Comment sécuriser ses pratiques RH au regard du RGPD et du droit du travail ?

Pour les employeurs, les responsables des ressources humaines et les managers, la gestion du dossier du salarié suppose de trouver le juste équilibre entre obligations légales, nécessité professionnelle, respect de la vie privée et protection des données personnelles.

Les documents utiles à conserver

Selon leur finalité et les obligations applicables, le dossier du salarié peut notamment contenir :

• Les informations d'identité et coordonnées nécessaires à la gestion administrative du personnel.

• Le contrat de travail, ses avenants et les documents liés à l'embauche.

• Les éléments nécessaires à la paie et aux déclarations sociales.

• Les diplômes, qualifications et habilitations utiles au poste.

• Les documents relatifs au temps de travail, aux absences et aux congés.

• Les éléments du parcours professionnel, de la formation et de l'évaluation.

• Les documents relatifs à la fin du contrat de travail, selon les règles de conservation applicables.

Les informations à exclure ou à encadrer strictement

Les informations relatives à la santé, à la vie privée, aux opinions politiques ou religieuses, à l'appartenance syndicale ou encore les commentaires subjectifs sur la personnalité du salarié appellent une vigilance particulière.

La collecte et la conservation de ces données ne peuvent pas être justifiées par la seule volonté de constituer un dossier complet. Elles doivent respecter les règles applicables, les finalités poursuivies et, lorsque cela est requis, les conditions spécifiques de protection.

Les 6 questions à se poser avant de conserver une information RH:

1. Finalité : pourquoi cette information est-elle nécessaire ?

2. Nécessité : est-elle réellement utile à la gestion du personnel ?

3. Base légale : sur quel fondement juridique repose son traitement ?

4. Information : le salarié a-t-il été correctement informé ?

5. Habilitations : qui est autorisé à consulter cette information ?

6. Durée : combien de temps doit-elle être conservée ?

La conformité RGPD ne consiste donc pas simplement à classer des documents. Elle implique de maîtriser les informations collectées, leurs accès, leur sécurité et leur durée de conservation.